Når en virksomhed opretter en konto, bestiller et abonnement eller accepterer disse betingelser, indgås der en aftale mellem virksomheden og HR Klar.
Den person, der opretter virksomheden i HR Klar, skal have ret til at handle på virksomhedens vegne.
Disse betingelser gælder sammen med HR Klars privatlivspolitik, databehandleraftale og eventuelle særskilte skriftlige aftaler mellem virksomheden og HR Klar.
Hvis der er modstrid mellem disse betingelser og en særskilt skriftlig aftale, har den særskilte aftale forrang.
HR Klar er en digital HR-platform udviklet til at gøre HR-administration lettere og mere overskuelig, særligt for mindre virksomheder.
Systemet kan blandt andet indeholde funktioner til:
- medarbejderadministration
- onboarding
- personalehåndbog og politikker
- tidsregistrering og fravær
- samtaler og medarbejderforløb
- trivsel og APV
- udstyr
- årshjul og kalender
- skabeloner
- løngennemsigtighed
- support og vejledninger
De konkrete funktioner kan ændres og udvikles løbende.
HR Klar kan tilføje, ændre eller forbedre funktioner, når det er nødvendigt for at udvikle, sikre eller vedligeholde systemet.
Væsentlige ændringer, der i betydelig grad reducerer kundens eksisterende adgang til HR Klar, varsles så vidt muligt på forhånd.
Virksomheden er ansvarlig for de brugere, som virksomheden giver adgang til HR Klar.
Virksomheden skal sørge for, at brugeroplysninger og adgangsrettigheder er korrekte og løbende opdateres.
Loginoplysninger er personlige og må ikke deles med uvedkommende.
Hvis en medarbejder eller anden bruger ikke længere skal have adgang til HR Klar, er virksomheden ansvarlig for at fjerne eller ændre brugerens adgang.
Virksomheden er ansvarlig for aktiviteter, der foretages via virksomhedens brugerkonti, medmindre aktiviteten skyldes forhold, som HR Klar er ansvarlig for.
HR Klar må anvendes til virksomhedens egen HR-administration.
Systemet må ikke anvendes:
- i strid med gældende lovgivning
- til behandling af oplysninger, som virksomheden ikke lovligt må behandle
- til at krænke tredjemands rettigheder
- til forsøg på uautoriseret adgang til systemet
- til spredning af virus, skadelig kode eller lignende
- på en måde, der kan forstyrre eller skade HR Klar eller andre brugere
Virksomheden må ikke kopiere, videresælge, udleje eller stille HR Klar til rådighed for andre virksomheder, medmindre dette er særskilt aftalt.
Den til enhver tid gældende pris fremgår af HR Klars hjemmeside eller af en særskilt aftale med virksomheden.
Prisen omfatter adgang til HR Klar og de funktioner, der fremgår af det valgte abonnement.
HR Klar kan ændre priserne. Prisændringer får som udgangspunkt først virkning fra virksomhedens næste abonnementsperiode.
Virksomheden informeres om væsentlige prisændringer inden en ny abonnementsperiode begynder.
Et abonnement på HR Klar løber i 12 måneder ad gangen.
Abonnementet betales forud for abonnementsperioden.
Abonnementet fornyes automatisk med yderligere 12 måneder, medmindre virksomheden opsiger abonnementet inden starten på den næste abonnementsperiode.
Virksomheden kan se sin aktuelle abonnementsperiode og kommende fornyelse under Indstillinger i HR Klar.
Der tilbagebetales som udgangspunkt ikke betaling for en allerede påbegyndt abonnementsperiode.
Gratis prøveperiode
HR Klar kan tilbyde nye virksomheder en gratis prøveperiode på 30 dage.
I prøveperioden kan virksomheden afprøve de funktioner, der stilles til rådighed.
Fortsat adgang efter prøveperiodens udløb kræver et aktivt abonnement.
HR Klar kan begrænse eller afslutte en prøveperiode i tilfælde af misbrug eller gentagne oprettelser med henblik på at omgå betaling.
Betaling sker via de betalingsmuligheder, som HR Klar stiller til rådighed.
Betaling kan håndteres af en ekstern betalingsudbyder. Den pågældende betalingsudbyders vilkår kan derfor også være gældende for selve betalingsbehandlingen.
Virksomheden er ansvarlig for at holde betalings- og faktureringsoplysninger opdaterede.
Hvis betaling ikke kan gennemføres, kan HR Klar kontakte virksomheden og anmode om betaling.
Ved fortsat manglende betaling kan HR Klar suspendere virksomhedens adgang, indtil det skyldige beløb er betalt.
Virksomheden kan til enhver tid opsige sit abonnement direkte under Indstillinger i HR Klar.
En opsigelse betyder, at abonnementet ikke fornyes til en ny abonnementsperiode.
Virksomheden beholder adgang til HR Klar frem til udløbet af den allerede betalte abonnementsperiode.
Opsigelse medfører ikke tilbagebetaling af den resterende del af den igangværende abonnementsperiode.
Eksport af virksomhedens data
Inden abonnementet ophører, kan virksomheden hente eller eksportere de oplysninger og dokumenter, som virksomheden har registreret i HR Klar.
HR Klar kan stille virksomhedens materiale til rådighed som én eller flere samlede filer i et almindeligt anvendeligt format.
Virksomheden er selv ansvarlig for at hente de oplysninger og dokumenter, som virksomheden ønsker at bevare.
Når data eller dokumenter er downloadet fra HR Klar og opbevares hos virksomheden eller andre steder uden for HR Klar, er virksomheden selv ansvarlig for den videre:
- opbevaring
- adgangsstyring
- sikkerhed
- backup
- sletning
- lovlige behandling af materialet
HR Klar er ikke ansvarlig for virksomhedens håndtering af kopier, som virksomheden selv har downloadet og opbevaret uden for HR Klar.
Efter abonnementets udløb lukkes virksomhedens normale adgang til HR Klar.
Virksomhedens data opbevares som udgangspunkt i op til 30 dage efter abonnementets udløb.
Herefter slettes virksomhedens data i overensstemmelse med databehandleraftalen og gældende databeskyttelsesregler, medmindre HR Klar er retligt forpligtet til at opbevare bestemte oplysninger i længere tid.
Virksomheden er derfor ansvarlig for rettidigt at hente de oplysninger og dokumenter, den ønsker at bevare.
De nærmere regler om tilbagelevering, opbevaring og sletning af personoplysninger fremgår af databehandleraftalen.
Virksomheden bestemmer selv, hvilke medarbejderoplysninger, dokumenter og øvrige oplysninger der registreres i HR Klar.
Virksomheden er ansvarlig for, at oplysningerne:
- er korrekte og relevante
- lovligt må behandles
- ikke opbevares længere end nødvendigt
- kun er tilgængelige for personer med et sagligt behov
- anvendes i overensstemmelse med gældende regler
HR Klar foretager ikke en juridisk vurdering af de oplysninger, som virksomheden vælger at registrere.
Datatilsynet beskriver tilsvarende, at virksomheden som dataansvarlig som udgangspunkt har ansvaret for, at behandlingen af medarbejdernes personoplysninger har et lovligt grundlag, mens en leverandør af et HR-system typisk vil behandle oplysningerne som databehandler på virksomhedens vegne.
CPR-numre og unødvendige personoplysninger
HR Klar er ikke udviklet med henblik på almindelig registrering eller opbevaring af medarbejdernes CPR-numre.
Virksomheden bør derfor ikke registrere CPR-numre eller andre personoplysninger, som ikke er nødvendige for virksomhedens brug af HR Klar.
Virksomheden er ansvarlig for at vurdere, hvilke oplysninger der er nødvendige og lovlige at registrere.
Fortrolige dokumenter
HR Klar kan give virksomheden mulighed for at uploade dokumenter og andet materiale.
Virksomheden bestemmer selv, hvad der uploades, og hvem der skal have adgang.
Hvis virksomheden uploader eksempelvis ansættelsesdokumenter, lønoplysninger, personaleoplysninger eller andet fortroligt materiale, er virksomheden ansvarlig for, at materialet lovligt kan behandles, og at de korrekte adgangsrettigheder anvendes.
HR Klar har samtidig ansvar for de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der påhviler HR Klar som leverandør og eventuel databehandler. Både dataansvarlige og databehandlere har pligt til at beskytte personoplysninger med passende sikkerhedsforanstaltninger.
Når virksomheden bruger HR Klar til behandling af oplysninger om sine medarbejdere, vil virksomheden som udgangspunkt være dataansvarlig.
I det omfang HR Klar behandler personoplysninger på virksomhedens vegne som led i levering og drift af systemet, vil HR Klar være databehandler.
Behandlingen reguleres af en særskilt databehandleraftale mellem parterne.
Virksomheden er ansvarlig for at have det nødvendige behandlingsgrundlag for de oplysninger, der registreres i HR Klar.
HR Klar kan være selvstændigt dataansvarlig for visse oplysninger, eksempelvis oplysninger om virksomhedens kontaktperson, fakturering, salg, support og administration af kundeforholdet. Disse behandlinger beskrives nærmere i HR Klars privatlivspolitik.
HR Klar kan indeholde oplysninger om medarbejdernes løn og andre lønrelaterede oplysninger.
Virksomheden er ansvarlig for, at disse oplysninger er korrekte, at virksomheden lovligt kan behandle dem, og at adgangen til oplysningerne begrænses til relevante personer.
HR Klar foretager ikke kontrol af, om registrerede lønoplysninger er korrekte.
Løngennemsigtighed
HR Klar kan indeholde værktøjer til arbejdet med blandt andet:
- jobkategorier
- stillingstyper
- arbejdets værdi
- lønbånd
- medarbejderplacering
- løndata
- lønforskelle
- dokumentation
Funktionerne er værktøjer, der understøtter virksomhedens eget arbejde.
HR Klar træffer ikke beslutninger om medarbejdernes løn og foretager ikke juridiske vurderinger af virksomhedens lønstruktur eller konkrete lønforskelle.
Virksomheden er selv ansvarlig for de vurderinger, kriterier, oplysninger og beslutninger, der anvendes i forbindelse med lønfastsættelse og løngennemsigtighed.
Skabeloner og standardmateriale
HR Klar kan stille skabeloner, eksempler, inspiration, politikker, tjeklister, vejledninger og standardtekster til rådighed.
Materialet er udarbejdet som et generelt udgangspunkt og skal tilpasses den enkelte virksomhed og den konkrete situation.
Virksomheden er selv ansvarlig for at gennemgå og godkende materialet inden brug.
HR Klar garanterer ikke, at en standardskabelon uden ændringer passer til:
- virksomhedens konkrete forhold
- virksomhedens branche
- individuelle medarbejdere
- en gældende overenskomst
- særlige aftaler
- alle lovgivningsmæssige krav
Materialet skal ikke betragtes som individuel juridisk rådgivning.
Hvis virksomheden er i tvivl om juridiske forhold, bør virksomheden søge relevant professionel rådgivning.
HR-beslutninger
HR Klar er et administrativt værktøj og træffer ikke HR-beslutninger på virksomhedens vegne.
Virksomheden er selv ansvarlig for blandt andet:
- ansættelser
- ændringer i ansættelsesvilkår
- lønfastsættelse
- fraværshåndtering
- advarsler
- opsigelser
- medarbejdersamtaler
- vurderinger af medarbejdere
- brug af HR Klars beregninger, analyser og forslag
Virksomheden skal derfor altid foretage sin egen vurdering af de konkrete forhold.
Automatiske beregninger og forslag
HR Klar kan indeholde automatiske beregninger, markeringer, analyser, påmindelser eller forslag.
Disse funktioner er hjælpemidler.
Virksomheden er ansvarlig for at kontrollere oplysninger og resultater, inden de anvendes som grundlag for væsentlige beslutninger.
HR Klar garanterer ikke, at automatiske beregninger eller forslag kan anvendes uden menneskelig kontrol i alle situationer.
Support til HR Klar er inkluderet i abonnementet, medmindre andet særskilt er aftalt.
Virksomheden kan oprette supportsager via de supportkanaler, der er tilgængelige i HR Klar.
Supporten hjælper med spørgsmål vedrørende systemets funktioner og anvendelse.
Support fra HR Klar skal ikke betragtes som individuel juridisk, skattemæssig, regnskabsmæssig eller anden professionel rådgivning.
HR Klar tilstræber høj tilgængelighed og stabil drift.
Der kan dog forekomme midlertidige afbrydelser som følge af:
- vedligeholdelse
- opdateringer
- tekniske fejl
- internet- eller hostingproblemer
- sikkerhedshændelser
- tredjepartsleverandører
- andre forhold uden for HR Klars rimelige kontrol
Planlagt vedligeholdelse forsøges gennemført med mindst mulig gene for kunderne.
HR Klar garanterer ikke uafbrudt eller fejlfri drift.
HR Klar kan anvende eksterne leverandører til eksempelvis hosting, e-mail, betaling, analyse eller andre nødvendige tekniske funktioner.
HR Klar kan ikke garantere uafbrudt drift af eksterne tjenester, som HR Klar ikke selv kontrollerer.
Hvor en tredjepart behandler personoplysninger på vegne af HR Klar, håndteres dette i overensstemmelse med databehandleraftalen og gældende databeskyttelsesregler.
HR Klar, herunder software, design, funktioner, struktur, grafik, tekster og øvrigt materiale udviklet til platformen, tilhører HR Klar eller HR Klars licensgivere.
Virksomhedens abonnement giver alene en begrænset ret til at bruge systemet i abonnementets løbetid.
Virksomheden må ikke uden skriftlig tilladelse:
- kopiere HR Klar
- videresælge HR Klar
- distribuere systemets software
- forsøge at få adgang til systemets kildekode
- reverse engineere eller kopiere centrale dele af systemet
Virksomheden beholder rettighederne til sine egne oplysninger og dokumenter.
HR Klar kan suspendere eller begrænse virksomhedens adgang, hvis virksomheden væsentligt misligholder aftalen.
Dette kan eksempelvis være tilfældet ved:
- manglende betaling
- ulovlig anvendelse
- forsøg på kompromittering af systemets sikkerhed
- misbrug af systemet
- væsentlig overtrædelse af disse betingelser
Hvor det er muligt og forsvarligt, vil HR Klar kontakte virksomheden og give mulighed for at rette forholdet, inden adgangen suspenderes.
Ved alvorlige sikkerhedsbrud eller ulovlig aktivitet kan adgangen suspenderes straks.
HR Klar er ansvarlig for sine egne forpligtelser i forbindelse med levering og drift af systemet efter dansk rets almindelige regler med de begrænsninger, der følger af disse betingelser.
HR Klar er ikke ansvarlig for tab, der skyldes:
- virksomhedens forkerte anvendelse af systemet
- fejlagtige oplysninger indtastet af virksomheden
- manglende opdatering af oplysninger
- virksomhedens HR-beslutninger
- virksomhedens brug af skabeloner uden nødvendig tilpasning
- virksomhedens manglende overholdelse af gældende regler
- materiale, som virksomheden selv har downloadet eller opbevaret uden for HR Klar
HR Klar er som udgangspunkt ikke ansvarlig for indirekte tab, herunder driftstab, tabt avance, tabte besparelser eller andre følgeskader.
Medmindre andet følger af ufravigelig lovgivning, er HR Klars samlede økonomiske ansvar i forbindelse med aftalen begrænset til det beløb, virksomheden har betalt til HR Klar i de 12 måneder forud for den begivenhed, der har medført kravet.
Ansvarsbegrænsningen gælder ikke i tilfælde, hvor ansvar efter gældende lovgivning ikke lovligt kan begrænses.
Forhold uden for HR Klars kontrol
HR Klar er ikke ansvarlig for manglende eller forsinket levering, hvis dette skyldes ekstraordinære forhold uden for HR Klars rimelige kontrol.
Dette kan blandt andet omfatte større internetnedbrud, strømsvigt, myndighedsindgreb, krig, naturkatastrofer, omfattende cyberangreb eller alvorlige fejl hos kritiske eksterne leverandører.
HR Klar vil i sådanne tilfælde arbejde på at genoprette normal drift hurtigst muligt.
Fortrolighed
HR Klar behandler ikke-offentlige oplysninger om virksomheden og dens brug af systemet fortroligt.
Oplysninger videregives kun, når det er nødvendigt for levering af tjenesten, følger af databehandleraftalen, er aftalt med virksomheden eller følger af lovgivning eller krav fra en kompetent myndighed.
HR Klar kan ændre disse betingelser, eksempelvis som følge af:
- ændringer i HR Klar
- nye funktioner
- ændret lovgivning
- sikkerheds- eller driftsmæssige forhold
- ændringer i abonnementet
Væsentlige ændringer varsles inden de træder i kraft.
Den gældende version af betingelserne vil altid være tilgængelig på HR Klars hjemmeside.
Aftalen er underlagt dansk ret.
Hvis der opstår uenighed mellem virksomheden og HR Klar, skal parterne først forsøge at løse uenigheden gennem dialog.
Hvis dette ikke lykkes, afgøres tvisten ved de almindelige danske domstole.
Kontakt
Spørgsmål til disse betingelser kan sendes til:
HR Klar
Learn Group Aps
Nørregårds Allé 6
8362 Hørning
CVR-nr. 46 22 08 46
E-mail: hello@hrklar.dk
Senest opdateret 25. september 2026