Når din virksomhed bruger HR Klar til behandling af medarbejderoplysninger, er virksomheden dataansvarlig, mens LearnGroup ApS behandler oplysningerne på virksomhedens vegne som databehandler.
Databehandleraftalen nedenfor anvender Datatilsynets standardkontraktbestemmelser efter GDPR artikel 28.
LearnGroup ApS
CVR 46220846
Nørregårds Allé 6
8362 Hørning
Danmark
Bemærk: Felter i firkantede parenteser udfyldes med den enkelte kundes oplysninger, når aftalen indgås.
i henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) med henblik på databehandlerens behandling af personoplysninger
mellem
[KUNDENS VIRKSOMHEDSNAVN]
CVR [KUNDENS CVR-NR.]
[KUNDENS ADRESSE]
[KUNDENS POSTNUMMER OG BY]
Danmark
herefter ”den dataansvarlige”
og
LearnGroup ApS
CVR 46220846
Nørregårds Allé 6
8362 Hørning
Danmark
herefter ”databehandleren”
der hver især er en ”part” og sammen udgør ”parterne”
HAR AFTALT følgende standardkontraktsbestemmelser (Bestemmelserne) med henblik på at overholde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder.
Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.
Disse bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).
I forbindelse med leveringen af HR Klar behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser.
Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne.
Der hører fire bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne.
Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.
Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt brugen af.
Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.
Bilag D indeholder bestemmelser vedrørende andre aktiviteter, som ikke af omfattet af Bestemmelserne.
Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter.
Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.
Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.
Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger.
Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage.
Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Bestemmelser.
Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.
Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.
Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.
Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.
Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:
Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger
evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester
evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse
en procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed.
Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den dataansvarlige – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.
Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32.
Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den dataansvarliges vurdering – kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag C.
Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).
Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse Bestemmelser uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.
Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst 14 dages varsel og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede underdatabehandler(e). Længere varsel for underretning i forbindelse med specifikke behandlingsaktiviteter kan angives i bilag B. Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag B.
Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.
Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.
Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.
Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren.
Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.
Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.
Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:
overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisation
overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland
behandle personoplysningerne i et tredjeland
Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i bilag C.6.
Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V.
Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III.
Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:
oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede
oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede
indsigtsretten
retten til berigtigelse
retten til sletning (”retten til at blive glemt”)
retten til begrænsning af behandling
underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling
retten til dataportabilitet
retten til indsigelse
retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering
I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 6.3., bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med:
den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det, at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder
den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder
den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse)
den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen.
Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvormed databehandleren skal bistå den dataansvarlige samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af Bestemmelse 9.1. og 9.2.
Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.
Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 24 timer efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.
I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2.a skal databehandleren bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:
karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger
de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden
de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.
Parterne skal i bilag C angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.
Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er databehandleren forpligtet til at slette alle personoplysninger, der er blevet behandlet på vegne af den dataansvarlige og bekræfte over for den dataansvarlige, at oplysningerne er slettet, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.
Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.
Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databehandleren og underdatabehandlere er nærmere angivet i Bilag C.7. og C.8.
Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivningen har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.
Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen.
Bestemmelserne træder i kraft på datoen for begge parters underskrift heraf.
Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.
Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne.
Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplysningerne er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 11.1 og Bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med skriftlig varsel af begge parter.
På vegne af den dataansvarlige
Navn [KUNDENS KONTAKTPERSON]
Stilling [KUNDENS STILLING]
Telefonnummer [KUNDENS TELEFONNUMMER]
E-mail [KUNDENS E-MAIL]
Underskrift
På vegne af databehandleren
Navn [LEARNGROUP KONTAKTPERSON]
Stilling [STILLING]
Telefonnummer [TELEFONNUMMER]
E-mail [E-MAIL]
Underskrift
Parterne kan kontakte hinanden via nedenstående kontaktpersoner.
Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kontaktpersoner.
Navn [KUNDENS KONTAKTPERSON]
Stilling [KUNDENS STILLING]
Telefonnummer [KUNDENS TELEFONNUMMER]
E-mail [KUNDENS E-MAIL]
Navn [LEARNGROUP KONTAKTPERSON]
Stilling [STILLING]
Telefonnummer [TELEFONNUMMER]
E-mail [E-MAIL]
Oplysninger om behandlingen
A.1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige
Formålet er at levere HR Klar, et digitalt HR-system til administration af medarbejdere og HR-relaterede processer. Behandlingen kan blandt andet vedrøre medarbejderadministration, ansættelsesoplysninger, dokumenter, tidsregistrering, fravær, medarbejdersamtaler, onboarding og offboarding, udleveret udstyr, trivsel og APV, personalehåndbog, beregninger, årshjul og kalender, løngennemsigtighed samt opgaver og opfølgning. Databehandleren behandler alene oplysninger med henblik på at stille HR Klar og de funktioner, som den dataansvarlige vælger at anvende, til rådighed.
A.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen)
Behandlingen består primært i elektronisk indsamling, registrering, organisering, strukturering, opbevaring, visning, søgning, ændring, anvendelse, eksport, sikkerhedskopiering, begrænsning og sletning af personoplysninger i forbindelse med den dataansvarliges brug af HR Klar.
A.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede
Afhængigt af den dataansvarliges anvendelse kan behandlingen omfatte navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, stillingsbetegnelse, arbejdssted, organisatorisk tilhørsforhold, ansættelses- og fratrædelsesdato, arbejdstid, fraværsoplysninger, lønoplysninger, kvalifikationer, kompetencer, erfaring og anciennitet, oplysninger om udleveret udstyr, oplysninger og noter fra medarbejdersamtaler, aftaler og opfølgningspunkter, ansættelsesrelaterede dokumenter samt oplysninger vedrørende trivsel og arbejdsmiljø. Behandlingen kan efter den dataansvarliges anvendelse omfatte fortrolige oplysninger og særlige kategorier af personoplysninger, eksempelvis helbredsoplysninger i forbindelse med sygdom, fravær eller arbejdsmiljø. HR Klar er ikke beregnet til behandling eller opbevaring af CPR-numre, og CPR-numre må ikke registreres i systemet, herunder i fritekstfelter, noter eller uploadede dokumenter.
A.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede
Nuværende medarbejdere, tidligere medarbejdere, kommende medarbejdere, ledere, elever og lærlinge, praktikanter, vikarer samt andre personer med relevant tilknytning til den dataansvarlige.
A.5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed
Behandlingen påbegyndes ved Bestemmelsernes ikrafttræden og varer, så længe den dataansvarlige har et aktivt kundeforhold til HR Klar, eller så længe databehandleren i øvrigt er forpligtet til at behandle oplysningerne efter den dataansvarliges dokumenterede instruks. Ved ophør slettes aktive kundedata senest 30 dage efter abonnementets ophør, medmindre gældende ret kræver længere opbevaring. Oplysninger i sikkerhedskopier slettes efter de gældende backup- og rotationsrutiner.
Underdatabehandlere
B.1. Godkendte underdatabehandlere
Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af følgende underdatabehandlere
| NAVN | CVR | ADRESSE | BESKRIVELSE AF BEHANDLING |
|---|---|---|---|
| Simply.com A/S | 29412006 | Højvangen 4, 8660 Skanderborg, Danmark | Hosting og e-mail i det omfang personoplysninger behandles via disse tjenester. Simply.com oplyser, at servere og data er placeret i Danmark. |
| Supabase Pte. Ltd | Ikke relevant (Singapore) | 65 Chulia Street #38-02/03, OCBC Centre, Singapore 049513 | Database, backend, autentifikation og teknisk infrastruktur. HR Klar-projektets primære data er placeret i West EU (Ireland), eu-west-1. Eventuelle tredjelandsoverførsler skal ske på gyldigt overførselsgrundlag efter GDPR kapitel V. |
Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af ovennævnte underdatabehandlere for den beskrevne behandlingsaktivitet. Databehandleren må ikke – uden den dataansvarliges skriftlige godkendelse – gøre brug af en underdatabehandler til en anden behandlingsaktivitet end den beskrevne og aftalte eller gøre brug af en anden underdatabehandler til denne behandlingsaktivitet.
B.2. Varsel for godkendelse af underdatabehandlere
Databehandleren skal varsle den dataansvarlige skriftligt mindst 14 dage før en planlagt tilføjelse eller udskiftning af en underdatabehandler, så den dataansvarlige har mulighed for at gøre saglig indsigelse inden ændringen træder i kraft.
Instruks vedrørende behandling af personoplysninger
C.1. Behandlingens genstand/instruks
Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende:
Databehandleren instrueres i at behandle personoplysninger i det omfang, det er nødvendigt for at levere, drive, vedligeholde, supportere, sikkerhedskopiere og slette data i HR Klar samt udføre de funktioner, som den dataansvarlige aktiverer og anvender. Databehandleren må ikke anvende den dataansvarliges medarbejderoplysninger til egne markedsføringsformål eller andre selvstændige formål.
C.2. Behandlingssikkerhed
Sikkerhedsniveauet skal afspejle:
Sikkerhedsniveauet skal afspejle, at HR Klar behandler medarbejderoplysninger og kan indeholde fortrolige oplysninger og særlige kategorier af personoplysninger, herunder helbredsoplysninger. Der skal derfor etableres et passende højt sikkerhedsniveau under hensyntagen til behandlingens omfang, formål, tekniske arkitektur og de risici, et brud kan medføre for de registreredes rettigheder og frihedsrettigheder.
Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal gennemføres for at etableret det nødvendige (og aftalte) sikkerhedsniveau.
Databehandleren skal dog – under alle omstændigheder og som minimum – gennemføre følgende foranstaltninger, som er aftalt med den dataansvarlige:
Personoplysninger skal, hvor det er relevant og teknisk muligt, beskyttes ved kryptering eller tilsvarende passende sikkerhedsforanstaltninger. Adgangskoder må ikke opbevares i klartekst.
Databehandleren skal sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed ved hjælp af adgangsstyring, begrænsning af administrative rettigheder, vedligeholdelse og sikkerhedsopdateringer samt brug af underdatabehandlere med passende sikkerhedsforanstaltninger.
Databehandleren skal have procedurer og tekniske muligheder for at genoprette tilgængelighed og adgang til personoplysninger efter relevante fysiske eller tekniske hændelser, herunder ved anvendelse af backup- og gendannelsesfunktioner hos de anvendte driftsleverandører.
Databehandleren skal løbende vurdere og efter behov afprøve de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger og rette identificerede væsentlige sikkerhedssvagheder inden for rimelig tid.
Adgang til HR Klar via internettet skal ske gennem krypterede forbindelser, og brugeradgang skal være individuel og autentificeret. Administrative adgange skal begrænses til personer med et arbejdsbetinget behov.
Personoplysninger under transmission skal beskyttes med krypterede forbindelser, herunder HTTPS/TLS, hvor oplysninger overføres over offentlige netværk.
Personoplysninger under opbevaring skal beskyttes gennem de sikkerhedsforanstaltninger, der stilles til rådighed og aftales med de anvendte hosting- og databaseleverandører, samt gennem passende adgangskontrol og begrænsning af administrative rettigheder.
Fysiske lokaliteter hos hosting- og infrastrukturelleverandører skal være underlagt leverandørernes relevante fysiske sikkerhedsforanstaltninger. LearnGroup ApS må ikke opbevare produktionsdata på lokale, private lagermedier uden passende beskyttelse.
Ved hjemme- og fjernarbejde skal adgang til personoplysninger ske via virksomhedskontrollerede eller på anden måde forsvarligt sikrede enheder og forbindelser. Adgang må kun gives til personer med et arbejdsbetinget behov og fortrolighedsforpligtelse.
Databehandleren skal anvende relevant system- og adgangslogning i det omfang, det er teknisk tilgængeligt og nødvendigt for drift, fejlfinding og sikkerhed. Adgang til logs skal begrænses, og logs må ikke opbevares længere end nødvendigt til det relevante formål.
C.3 Bistand til den dataansvarlige
Databehandleren skal så vidt muligt – inden for det nedenstående omfang og udstrækning – bistå den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 9.1 og 9.2 ved at gennemføre følgende tekniske og organisatoriske foranstaltninger:
Databehandleren bistår den dataansvarlige uden unødig forsinkelse og i rimeligt omfang under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren.
Bistanden kan blandt andet bestå i at fremsøge, eksportere, rette, begrænse eller slette oplysninger i systemet, levere relevante oplysninger om sikkerhedsforanstaltninger og behandlingsaktiviteter samt bistå med oplysninger i forbindelse med sikkerhedsbrud, konsekvensanalyser og henvendelser fra Datatilsynet.
C.4 Opbevaringsperiode/sletterutine
Ved ophør af abonnementet slettes den dataansvarliges aktive personoplysninger senest 30 dage efter ophørsdatoen, medmindre gældende ret kræver opbevaring. Oplysninger i sikkerhedskopier slettes i takt med de gældende backup- og rotationsrutiner. Databehandleren må efter ophør ikke anvende oplysningerne til andre formål.
C.5 Lokalitet for behandling
Behandling af de af Bestemmelserne omfattede personoplysninger kan ikke uden den dataansvarliges forudgående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter end følgende:
LearnGroup ApS: Nørregårds Allé 6, 8362 Hørning, Danmark (administration og support). Simply.com A/S: Danmark (hosting og e-mail). Supabase: primær database og backend i West EU (Ireland), eu-west-1, Irland. Behandling kan desuden ske hos godkendte underdatabehandlere som angivet i Bilag B og deres lovligt anvendte underdatabehandlere, forudsat at kravene i Bestemmelserne og GDPR overholdes.
C.6 Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande
Den dataansvarlige instruerer databehandleren i, at eventuelle overførsler eller fjernadgange til personoplysninger fra tredjelande alene må ske, når det er nødvendigt for levering eller support af HR Klar, og når der foreligger et gyldigt overførselsgrundlag efter databeskyttelsesforordningens kapitel V. For Supabase kan dette blandt andet omfatte overførsler i henhold til Supabase Data Processing Addendum og EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser, når disse finder anvendelse.
Overførselsgrundlaget skal efter omstændighederne være en tilstrækkelighedsafgørelse efter artikel 45 eller passende garantier efter artikel 46, herunder EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser. Databehandleren skal sikre, at eventuelle supplerende foranstaltninger gennemføres, hvis det er nødvendigt efter gældende ret.
Hvis den dataansvarlige ikke i disse Bestemmelser eller efterfølgende giver en dokumenteret instruks vedrørende overførsels af personoplysninger til et tredjeland, er databehandleren ikke berettiget til inden for rammerne af disse Bestemmelser at foretage sådanne overførsler.
C.7 Procedurer for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med behandlingen af personoplysninger, som er overladt til databehandleren
Den dataansvarlige kan én gang årligt eller ved konkret begrundet behov anmode om relevant dokumentation for databehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningen og disse Bestemmelser. Databehandleren kan fremlægge sikkerhedsbeskrivelser, leverandørdokumentation, relevante erklæringer eller anden egnet dokumentation. Hvis materialet ikke giver tilstrækkelig sikkerhed, kan den dataansvarlige eller en bemyndiget uafhængig revisor gennemføre yderligere revision eller inspektion med rimeligt varsel og under hensyntagen til drifts- og sikkerhedshensyn. Den dataansvarlige afholder egne udgifter til sådan revision, medmindre revisionen afdækker væsentlig misligholdelse af Bestemmelserne.
C.8 Procedurer for revisioner, herunder inspektioner, med behandling af personoplysninger, som er overladt til underdatabehandlere
Databehandleren fører tilsyn med underdatabehandlerne gennem de databehandleraftaler, sikkerheds- og complianceoplysninger, revisionsrapporter, certificeringer og øvrig dokumentation, som de pågældende underdatabehandlere stiller til rådighed. Tilsynet tilpasses behandlingens karakter og risiko. Hvis der opstår konkret tvivl om en underdatabehandlers overholdelse, skal databehandleren indhente yderligere dokumentation eller iværksætte anden passende kontrol. Relevant dokumentation stilles efter rimelig anmodning til rådighed for den dataansvarlige i det omfang, databehandleren er berettiget til at dele materialet.
Parternes regulering af andre forhold
CPR-numre må ikke registreres i HR Klar. Den dataansvarlige er ansvarlig for, at CPR-numre ikke indtastes i fritekstfelter, noter eller uploadede dokumenter. Flatpay anvendes til betalingsbehandling af abonnementet og er ikke underdatabehandler af medarbejderdata i HR Klar, medmindre anvendelsen senere ændres således, at Flatpay får adgang til sådanne data.